일반 구매계약(Purchasing agreement)시 유의사항

일반 구매계약(Purchasing Agreement)은 발주서(Purchasing Order)와는 다른가? 

단순한 물품의 구매를 위해서라면 발주서 정도면 되지 굳이 계약서를 별도로 작성할 필요가 있는지 의문이 있을 수 있습니다. 그렇지만 실무에서 흔히 쓰고 있는 발주서(Purchase order) 역시 계약서의 한 형태 입니다. 우리가 신용거래로 받는 영수증도 마찬가지로 계약서의 한 형태임을 알면 이해가 쉽습니다. 청약과 승낙이 이루어지는 과정은 계약의 과정이며, 우리가 구매를 하려는 위치에 있다면 우리가 견적서(Quotation/Offer/Proposal)를 제시했고, 상대방이 발주서를 통해 우리의 견적서를 받아들이면 그 자체가 계약으로서 의미가 있어서 이때 시용된 두 문서는 계약서로서의 효력을 갖게 되는 것입니다. 

하지만 발주서에는 정식적인 몇 페이지 분량의 구매계약서를 작성하지 않기 때문에 구매계약시 다루어야 하는 내용이 빠져 있을 수 있습니다. 이런 경우라도 역시 일반적인 계약서처럼 서로가 동일한 내용에 대해 동의했다는 정황은 적게 마련이기 때문에, 이때 발주서 등의 양식에 승낙으로서의 발주서를 수령했음을 Counter-signature를 통해 확인해 줄 것을 요청하는 경우도 있습니다. 따라서 발주서는 계약서의 한 형태로 이해하고 거래를 진행하는 것이 좋습니다. 

일반 구매계약 또는 발주서를 통해 계약 진행시 반드시 포함해야 하는 내용

계약서로 효력을 갖기 위해서는 다음과 같은 내용들이 포함되어 있어야 합니다. 

• 계약 당사자와 당사자 (Parties)에 대한 일반적인 정보 
• 계약의 목적물과 목적물의 가치(Subject Matters)
• 목적물의 수량과 단위 및 설명(Description)
• 계약의 시기와 종기, 또는 목적물 인도 시기 (Delivery)
• 무역조건(Incoterms)과 대금지급조건(Payment)
• 계약 불이행 시 구제조치(Remedies)
• 다른 문서들과 우선 적용 관계

우선 상기 계역의 목적물과 목적물의 가치 부분을 살펴볼 경우, 대가의 교환 즉 약인(Consideration)의 요건을 표시하여야 합니다. 약인은 계약법상 계약의 중요한 성립 요건 입니다. 목적물과 그 가치에 대한 명시를 통해서 교환되는 약인은 표시되어야 합니다. 

계약 불이행시 구제조치(Remedies)와 관련하여 내용이 언급되어 있는 것이 좋습니다. 지연 배상 또는 손해배상액의 예정 (Liquidated Damages)과 계약 종료 (Termination of Contract)의 사유와 조치를 비롯해서 발주자가 취할 수 있는 계약 불이행시의 구제조치를 의미합니다. 

다른 문서들과의 우선 적용관계에 관하여서도 청약서(Offer), 거래조건(Terms and Condtions), 기술적 명세(Technical Specification) 등과 같이 계약서 체결 전후에 교환된 문서들과 내용이 충돌이 일어나지 않는지 그리고 어떠한 순서로 적용되어 하는지 교통정리가 필요합니다. 

발주서를 통해 구매계약을 체결 시 구체적인 사항들이 반영되지 않을 경우 대처

발주서에 포함되지 않은 계약 내용에 대한 문제 해결은 다양한 방법이 있습니다. 중요한 것은 계약 체결 당사자 간의 소통 및 협상입니다.

소통 및 협상: 첫째로, 포함되지 않은 계약 내용에 대한 해결방법 중 하나는 이를 논의하고 협상하는 것입니다. 이를 통해 당사자들은 문제를 해결하고, 필요한 경우 계약을 수정할 수 있습니다.

변경 요청: 계약 내용이 발주서에 포함되지 않았다면, 계약의 수정을 요청할 수 있습니다. 이는 변경 요청서를 통해 이루어질 수 있으며, 그 내용은 추가 또는 변경이 필요한 사항에 대한 구체적인 설명이 포함되어야 합니다.

계약 재검토 및 수정: 계약 내용이 누락되었다면, 이는 재검토 및 수정의 필요성을 나타낼 수 있습니다. 이 경우, 양 당사자 모두 계약을 재검토하고, 필요한 수정 사항을 논의하고 합의할 수 있습니다.

법률적인 조언: 경우에 따라서는 법률 전문가의 도움을 받는 것이 필요할 수도 있습니다. 법률 전문가는 계약에 대한 전문적인 조언을 제공하고, 계약이 법률적으로 유효하고 공정하게 이루어질 수 있도록 도와줄 수 있습니다.

이런 방법들은 양 당사자가 상호 합의에 도달하고 문제를 해결하는 데 도움이 될 수 있습니다. 하지만 항상 법적인 측면을 고려해야 하며, 전문적인 조언을 받는 것이 중요합니다.