[챗지피티 / ChatGPT] 회의록 작성 및 요약 자동화하기: 클로바노트와 ChatGPT로 업무 효율성 높이기

회의는 업무에서 필수적인 요소지만, 회의 내용을 기록하고 요약하는 일은 시간이 많이 소요되는 작업입니다. 회의 중에 집중해서 내용을 듣고 동시에 메모를 하기도 어렵고, 회의가 끝난 후 회의록을 정리하고 공유하는 과정도 번거롭습니다. 이러한 문제를 해결하기 위해 AI 기술을 활용한 회의록 작성 및 요약 자동화 방법을 소개합니다.

이 글에서는 클로바노트와 ChatGPT를 결합하여 회의록을 자동으로 작성하고 요약하는 효율적인 워크플로우를 단계별로 알아보겠습니다. 이를 통해 회의 참석자들은 논의에 더 집중할 수 있고, 회의 후 후속 조치에 필요한 정보를 빠르게 정리할 수 있습니다.

1. 회의록 자동화의 필요성

회의록 작성 및 요약 과정에서 발생하는 일반적인 문제점:

• 회의 중 필기에 집중하면 토론 참여가 어려움
• 모든 내용을 빠짐없이 기록하기 어려움
• 회의록 정리에 많은 시간 소요
• 주요 결정사항과 액션 아이템 추출에 시간 필요
• 회의 참석자들과의 공유 및 후속 조치 관리 번거로움

회의록 자동화의 주요 이점:

• 회의 참여자 모두가 토론에 집중 가능
• 모든 회의 내용의 정확한 기록 보장
• 주요 내용 및 결정사항 자동 추출
• 회의록 정리 시간 대폭 단축
• 일관된 형식의 회의 요약 산출
• 검색 가능한 회의 데이터베이스 구축

 

2. 클로바노트와 ChatGPT 활용 워크플로우

클로바노트는 네이버에서 제공하는 인공지능 기반 회의 관리 플랫폼으로, 음성을 텍스트로 변환하고 회의 내용을 자동으로 기록하는 기능을 제공합니다. ChatGPT는 이 기록된 내용을 분석하고 요약하여 핵심 내용을 추출할 수 있습니다. 두 도구를 결합한 효율적인 워크플로우를 살펴보겠습니다.

단계 1: 클로바노트로 회의 녹음 및 텍스트 변환

준비 작업:

1. 클로바노트 앱 설치 (iOS/Android) 또는 웹 버전 접속
2. 회의 시작 전 필요한 설정 확인
   • 참석자 정보 입력
   • 회의 제목 및 주제 설정
   • 주요 키워드 미리 등록(선택사항)

실행 방법:

1. 회의 시작 시 클로바노트 녹음 기능 활성화
2. 참석자들에게 녹음 중임을 고지
3. 필요시 중요 부분에 북마크 표시 기능 활용
4. 회의 종료 후 클로바노트의 자동 텍스트 변환 기능으로 회의 내용 텍스트화

클로바노트 활용 팁:

• 배경 소음이 적은 환경에서 사용
• 참석자가 3인 이하일 때 더 정확한 화자 구분 가능
• 중요한 부분은 녹음 중 북마크로 표시
• 녹음본은 최대 180분까지 가능 (프리미엄 요금제 기준)

 

 

단계 2: ChatGPT를 활용한 회의록 요약 및 정리

클로바노트로 변환된 텍스트를 ChatGPT에 입력하여 회의 내용을 구조화하고 요약합니다.

실행 방법:

1. 클로바노트에서 변환된 텍스트 내용 복사
2. ChatGPT에 효과적인 프롬프트와 함께 텍스트 입력
3. 생성된 요약 및 구조화된 회의록 검토 및 필요시 수정

효과적인 프롬프트 예시:

#명령문
당신은 회의록 전문 작성자입니다. 다음 회의 대화 내용을 분석하여 구조화된 회의록으로 정리해 주세요.

#제약조건
- 회의 주제, 날짜, 참석자 정보를 상단에 표시
- 주요 논의 사항을 논리적인 순서로 정리
- 중요한 결정사항을 별도로 강조
- 할당된 작업 및 담당자를 명확히 표시
- 후속 조치 및 마감일을 표로 정리
- 전체 내용을 600단어 이내로 요약

#입력문
회의 제목: [회의 제목]
날짜: [날짜]
참석자: [참석자 명단]

[클로바노트로 변환된 텍스트 내용]

#출력형식
# [회의 제목] 회의록
**날짜**: [날짜]
**시간**: [시간]
**참석자**: [참석자 명단]

## 주요 논의 사항
1. [주제 1]
   - [세부 내용]
   - [세부 내용]

2. [주제 2]
   - [세부 내용]
   - [세부 내용]

## 주요 결정사항
- [결정사항 1]
- [결정사항 2]

## 액션 아이템
| 담당자 | 작업 내용 | 마감일 |
|--------|-----------|--------|
| [이름] | [작업]    | [날짜] |
| [이름] | [작업]    | [날짜] |

## 다음 회의
**날짜**: [날짜]
**안건**: [다음 회의 안건]

 

 

단계 3: 회의 키워드 추출 및 태그 생성

회의 내용에서 주요 키워드를 추출하여 검색 및 분류 용이성을 높입니다.

실행 방법:

1. 회의록 전체 텍스트를 분석하여 핵심 키워드 추출
2. 추출된 키워드를 카테고리별로 분류
3. 태그 형태로 정리하여 회의록에 추가

프롬프트 예시:

다음 회의록에서 중요한 키워드를 추출하고, 이를 다음 카테고리별로 분류해 주세요:
1. 프로젝트 관련 용어
2. 의사결정 관련 용어
3. 기술 관련 용어
4. 논의된 문제점
5. 제안된 해결책

각 카테고리별로 최대 5개 키워드를 추출하고, 마지막에는 모든 키워드를 태그 형식(#키워드)으로 나열해 주세요.

[회의록 내용]

 

 

단계 4: 회의 후 요약 메일 자동 전송 템플릿 구성

회의 후 참석자 및 관련자들에게 보낼 요약 메일 템플릿을 자동으로 생성합니다.

실행 방법:

1. ChatGPT로 생성된 회의록 요약 활용
2. 이메일 형식의 템플릿 자동 생성
3. 필요시 검토 및 수정 후 발송

프롬프트 예시:

#명령문
당신은 회의 요약 전문가입니다. 다음 회의록을 바탕으로 회의 참석자들에게 보낼 요약 이메일을 작성해 주세요.

#제약조건
- 이메일 제목은 간결하고 명확하게
- 첫 문단에 회의 개요 및 목적 요약
- 두 번째 문단에 주요 논의 사항 불릿포인트로 정리
- 세 번째 문단에 주요 결정사항 강조
- 네 번째 문단에 액션 아이템 및 담당자 테이블 형식으로 정리
- 마지막에 후속 회의 날짜 및 간단한 마무리 인사
- 전체 이메일은 300단어 이내로 작성

#입력문
[ChatGPT로 정리된 회의록 내용]

#출력형식
제목: [회의명] 회의 요약 및 후속 조치 - [날짜]

안녕하세요 팀원 여러분,

[회의 개요 및 목적 요약 문단]

주요 논의 사항:
• [논의사항 1]
• [논의사항 2]
• [논의사항 3]

결정된 사항:
[주요 결정사항 요약]

액션 아이템:
| 담당자 | 작업 내용 | 마감일 |
|--------|-----------|--------|
| [이름] | [작업]    | [날짜] |
| [이름] | [작업]    | [날짜] |

다음 회의는 [날짜]에 예정되어 있습니다. 추가 질문이나 의견이 있으시면 언제든지 공유해 주세요.

감사합니다.
[보낸 사람 이름]

 

 

3. 실제 활용 사례: 팀 회의 효율성 향상 시나리오

다음은 마케팅 팀에서 클로바노트와 ChatGPT를 활용하여 회의 효율성을 높인 사례입니다.

도입 전 상황:

• 주 1회 90분 팀 회의 진행
• 회의록 작성에 담당자가 평균 60분 소요
• 회의록 공유까지 평균 24시간 소요
• 회의 내용 누락 및 오해로 인한 후속 작업 지연 발생
• 중요 결정사항 추적 어려움

자동화 시스템 구축 단계:

1) 클로바노트 도입

• 회의 시작 전 클로바노트 설정(제목, 참석자, 주요 키워드)
• 회의 중 중요 사항은 북마크 기능 활용
• 회의 종료 후 텍스트 변환 자동 실행

2) ChatGPT 프롬프트 템플릿 준비

• 회의록 요약 및 정리용 프롬프트 템플릿 사전 준비
• 액션 아이템 추출 및 분류 로직 구현
• 요약 메일 템플릿 설계

3) 워크플로우 자동화

• 클로바노트 텍스트 → ChatGPT 분석 → 요약 메일 작성의 파이프라인 구축
• 반복적인 작업 자동화로 담당자 부담 경감

도입 결과:

• 회의록 작성 시간: 60분 → 15분 (75% 감소)
• 회의록 공유 시간: 24시간 → 2시간 (92% 감소)
• 회의 내용 누락 감소로 후속 작업 명확성 증가
• 액션 아이템 추적 및 관리 용이성 향상
• 팀원들의 회의 참여도 및 만족도 증가

 

 

4. 회의록 자동화 시스템 구축 단계별 가이드

실제 회의록 자동화 시스템을 구축하는 단계별 가이드입니다.

1) 클로바노트 설정 및 최적화

작업 단계:

1. 클로바노트 계정 생성 및 앱 설치
2. 녹음 환경 최적화 (소음 최소화, 마이크 위치 조정)
3. 주요 회의 템플릿 사전 설정 (정기 회의용)

클로바노트 활용 팁:

• 회의 전 참석자 정보를 미리 입력하여 화자 인식 정확도 향상
• 중요 키워드를 사전에 등록하여 자동 하이라이트 기능 활용
• 회의 중 북마크 기능을 활용하여 중요 지점 표시
• 3인 이하 회의일 때 화자 구분 정확도가 높아짐
• 회의록 공유 링크 활용하여 팀원들과 빠르게 공유

2) ChatGPT 프롬프트 최적화

작업 단계:

1. 회의 유형별 맞춤 프롬프트 템플릿 설계
2. 요약 품질 테스트 및 프롬프트 개선
3. 회의 유형에 따른 프롬프트 변형 준비

효과적인 프롬프트 팁:

#명령문
당신은 [회의 유형]에 특화된 회의록 전문가입니다. 다음 [회의 유형] 대화 내용을 분석하여 구조화된 회의록으로 정리해 주세요.

#제약조건
- [회의 유형]에 맞는 특화된 형식 사용
- [회의 유형]에서 중요하게 다루는 [특정 요소]를 강조
- [회의 유형]에 맞는 액션 아이템 추출 방식 적용
- [회의 특성에 맞는 추가 제약조건]

#입력문
회의 제목: [회의 제목]
회의 유형: [회의 유형]
날짜: [날짜]
참석자: [참석자 명단]

[클로바노트로 변환된 텍스트 내용]

#출력형식
[회의 유형에 맞는 맞춤형 출력 형식 지정]

주요 회의 유형별 맞춤 설정:

• 프로젝트 계획 회의: 일정, 리소스 할당, 리스크 관리 강조
• 브레인스토밍 회의: 아이디어 분류, 우선순위화, 다음 단계 강조
• 의사결정 회의: 논의된 옵션, 찬반 의견, 최종 결정 강조
• 상태 보고 회의: 진행 상황, 장애물, 다음 단계 강조

 

 

3) 요약 메일 템플릿 자동화

작업 단계:

1. 회의 유형별 이메일 템플릿 설계
2. 필수 정보 포함 및 형식 최적화
3. 이메일 발송 자동화 (선택사항)

메일 템플릿 예시:

#명령문
다음 회의록을 바탕으로 팀원들에게 보낼 [회의 유형] 요약 이메일을 작성해 주세요.

#제약조건
- 이메일 형식은 간결하고 직관적으로
- [회의 유형]에 맞는 핵심 정보 우선 순위화
- 모든 액션 아이템은 담당자와 마감일 명확히 표시
- 중요 결정사항 굵은 글씨로 강조
- 다음 단계 및 후속 회의 정보 포함

#입력문
[정리된 회의록 내용]

#출력형식
제목: [회의 유형]: [회의명] 요약 및 액션 아이템 - [날짜]

팀원 여러분,

어제 진행된 [회의명]에 참여해 주셔서 감사합니다. 주요 내용 및 다음 단계를 공유드립니다.

**회의 개요**:
[1-2문장으로 회의 목적 및 성과 요약]

**주요 논의 사항**:
• [논의사항 1]
• [논의사항 2]
• [논의사항 3]

**핵심 결정사항**:
• **[결정사항 1]**
• **[결정사항 2]**

**액션 아이템**:
| 담당자 | 작업 내용 | 마감일 |
|--------|-----------|--------|
| [이름] | [작업]    | [날짜] |
| [이름] | [작업]    | [날짜] |

**다음 회의**: [날짜] [시간]
**주요 안건**: [다음 회의 안건]

질문이나 의견이 있으시면 언제든지 공유해 주세요.

감사합니다,
[이름]

5. 고급 활용 기법: 회의 데이터 분석 및 인사이트 도출

회의록 자동화를 넘어 회의 데이터를 분석하여 유용한 인사이트를 도출하는 방법입니다.

회의 효율성 분석

작업 단계:

1. 여러 회의 데이터 수집
2. ChatGPT를 활용한 회의 패턴 분석
3. 회의 효율성 향상을 위한 인사이트 도출

프롬프트 예시:

다음은 우리 팀의 지난 5회 회의록입니다. 각 회의의 패턴을 분석하여 다음 정보를 제공해 주세요:

1. 평균 회의 시간 및 주제별 소요 시간 분석
2. 가장 자주 논의되는 주제 상위 5개
3. 반복적으로 해결되지 않는 문제점 식별
4. 의사결정 프로세스의 효율성 분석
5. 회의 참여도가 높은/낮은 주제 식별
6. 회의 효율성을 높이기 위한 3가지 제안

[회의록 1]
[회의록 2]
[회의록 3]
[회의록 4]
[회의록 5]

프로젝트 진행 상황 추적

작업 단계:

1. 정기 회의록에서 프로젝트 관련 정보 추출
2. 시간에 따른 진행 상황 분석
3. 리스크 및 장애물 조기 식별

프롬프트 예시:

다음은 '[프로젝트명]' 관련 지난 8주간의 주간 회의록입니다. 이 데이터를 분석하여 다음 정보를 제공해 주세요:

1. 프로젝트 진행 상황의 시간별 변화 (주요 마일스톤 달성 여부)
2. 반복적으로 언급되는 장애물 또는 리스크
3. 지연되고 있는 작업 및 병목 현상 식별
4. 리소스 할당 문제 분석
5. 프로젝트 성공을 위한 조치 사항 제안

결과를 타임라인 형식과 주요 인사이트 요약으로 제공해 주세요.

[회의록 모음]

 

 

6. 구현 시 고려사항 및 주의점

회의록 자동화 시스템 구축 시 고려해야 할 주요 사항입니다.

개인정보 및 기밀 정보 보호

• 녹음 전 모든 참석자에게 녹음 사실 고지 및 동의 구하기
• 민감한 개인정보나 기밀 정보는 회의록에서 제외 또는 마스킹 처리
• 회의록 공유 범위 설정 및 접근 권한 관리
• 클로바노트 및 ChatGPT 사용 시 기업 정보보안 정책 준수

정확성 및 품질 관리

• 자동 생성된 회의록 검토 프로세스 포함
• 오류나 누락된 정보 보완 절차 마련
• 지속적인 프롬프트 개선 및 최적화
• 피드백 수집 및 시스템 개선 사이클 구축

사용자 교육 및 변화 관리

• 팀원들에게 새로운 회의록 시스템 사용법 교육
• 점진적 도입을 통한 저항 최소화
• 초기에는 기존 방식과 병행하여 신뢰 구축
• 사용자 피드백 수렴 및 시스템 개선에 반영

 

 

7. 결론 및 체크리스트

클로바노트와 ChatGPT를 활용한 회의록 작성 및 요약 자동화는 단순히 시간을 절약하는 것을 넘어 회의 자체의 효율성과 효과성을 높일 수 있는 방법입니다. 회의 참석자들은 메모하는 대신 논의에 집중할 수 있고, 정확하고 구조화된 회의록을 통해 후속 조치와 의사결정 추적이 용이해집니다.

구현 체크리스트:

• [ ] 클로바노트 계정 설정 및 최적화
• [ ] 회의 유형별 ChatGPT 프롬프트 템플릿 준비
• [ ] 요약 이메일 템플릿 설계
• [ ] 시범 운영 및 품질 검증
• [ ] 팀원 교육 및 가이드라인 수립
• [ ] 피드백 수집 및 시스템 개선 프로세스 구축
• [ ] 회의 데이터 분석 및 인사이트 도출 시스템 구축
• [ ] 정보 보안 및 개인정보 보호 대책 마련

클로바노트와 ChatGPT를 결합한 회의록 자동화 시스템은 적은 투자로 큰 효과를 얻을 수 있는 디지털 혁신의 좋은 예입니다. 특히 하이브리드 근무 환경에서 팀 커뮤니케이션의 연속성과 투명성을 유지하는 데 큰 도움이 됩니다. 작은 규모의 파일럿 프로젝트부터 시작하여 점진적으로 확장해 나가는 접근법이 성공적인 도입을 위한 열쇠입니다.